Es ist ganz natürlich, sich zu fragen, ob man mit einer Beziehung zufrieden ist, selbst mit seinem KYC-Anbieter. Jedes Unternehmen, insbesondere im Finanzdienstleistungsbereich, muss prüfen, ob es die erforderliche Unterstützung und Funktionalität erhält, um die vollständige Einhaltung der Vorschriften und einen reibungslosen Betrieb aufrechtzuerhalten. In diesem Leitfaden helfen wir Ihnen, die Warnzeichen zu erkennen, den schwierigen Prozess der Trennung von der falschen KYC-Plattform zu meistern und die für Sie passende Plattform zu finden.
Erkennen von Warnsignalen in Ihrem KYC-Service
Warnsignale bei KYC-Diensten sind nicht immer leicht zu erkennen. Zu wissen, worauf Sie achten müssen, sowohl bei der Suche nach einem neuen Anbieter als auch bei der Neubewertung Ihrer aktuellen Plattform, ist der Schlüssel zur Einhaltung der Vorschriften und zur Sicherstellung einer maximalen Wertschöpfung.
Mangelnde Transparenz
Einige KYC-Anbieter legen ihre Gebühren und Preise gegenüber Unternehmen nicht vollständig offen, sodass Unternehmen häufig für Pakete zahlen, die nicht die erforderlichen Funktionen enthalten. Es können unerwartete Gebühren für Support, Datenaufbewahrung oder Berichterstellung anfallen. Dies könnte auf einen Mangel an Transparenz oder einen Fokus auf die Umsatzmaximierung auf Ihre Kosten hinweisen. Die Einrichtungsgebühr ist eine häufige versteckte Kostenstelle bei der Partnerschaft mit einer AML- und KYC-Compliance-Plattform. Anbieter berechnen häufig Gebühren für die Integration ihrer AML-Tools in Ihre vorhandenen Systeme, wobei die Kosten möglicherweise bis zu 20.000 £ betragen, was für viele Unternehmen eine erhebliche Ausgabe darstellt. Eine weitere häufig übersehene Ausgabe ist die Datenaufbewahrung und die Möglichkeit, Berichte herunterzuladen. Diese Funktionen sind möglicherweise nicht im Standardpaket enthalten und werden möglicherweise nur als kostenpflichtige Add-Ons angeboten, was zu unerwarteten Kosten für den Kunden führt. Weitere Informationen zu KYC- und AML-Preisen und häufigen versteckten Gebühren finden Sie unter „Kosten der AML-Prüfung: Versteckte Gebühren bei der Compliance.“
Schlechte Benutzererfahrung
Eine schlechte Benutzererfahrung kann die Effizienz eines Teams beeinträchtigen, häufig wenn sich eine KYC-Plattform klobig anfühlt oder die Navigation zu kompliziert ist. Für einen reibungslosen Betrieb müssen Sie sicherstellen, dass Sie benutzerfreundliche Technologie verwenden können, mit der sich Ihr Team wohl fühlt. Wenn die Benutzeroberfläche nicht intuitiv ist, haben Mitarbeiter möglicherweise Schwierigkeiten, auf die erforderlichen Daten zuzugreifen oder diese einzugeben, was die Wahrscheinlichkeit von Fehlern erhöht. Dies ist Zeitverschwendung und kann zu Compliance-Risiken führen, wenn Informationen falsch verarbeitet oder übersehen werden. Eine effektive KYC-Plattform sollte ein intuitives, leicht zu navigierendes Dashboard, klare Anweisungen und ein ansprechendes Design für alle Geräte bieten. Anpassbare Funktionen, mit denen Sie die Benutzeroberfläche an Ihre Bedürfnisse anpassen können, sind ebenfalls ein Plus.
Fehlende Anpassungsmöglichkeiten
Viele KYC-Anbieter bieten einen Einheitsansatz, der sich jedoch oft als nicht flexibel genug für spezifische Anforderungen erweist. Wenn Ihr Anbieter starre Lösungen anbietet, die nicht an Ihre spezifischen Anwendungsfälle und Compliance-Anforderungen angepasst und verfeinert werden können, ist dies möglicherweise ein Warnsignal, das Ihr Unternehmen nicht ignorieren sollte. Wenn Sie auf der Plattform außerdem keine Anpassungen an Screening-Schwellenwerten, Berichtsformaten oder Benutzerzugriffskontrollen vornehmen können, kann dies zu Ineffizienzen oder übersehenen Risiken führen. Ihre Compliance-Anforderungen ändern sich mit der Entwicklung Ihres Unternehmens, und eine starre Standardlösung kann möglicherweise nicht mithalten. Ohne Anpassungsoptionen könnten Ihre Abläufe umständlicher werden, und Sie könnten ein System verwenden, das nicht zu Ihren Prozessen passt, was möglicherweise zu Engpässen führt und die Fehlerwahrscheinlichkeit erhöht.
Eigennützige Kontaktaufnahmen
Anbieter, die Sie in Zeiten der Not ignorieren oder es vermeiden, proaktiv Kontakt aufzunehmen, um zu prüfen, ob Sie möglicherweise Unterstützung benötigen, können Unternehmen aufgrund mangelnder reibungsloser Abläufe anfällig für Bußgelder wegen Nichteinhaltung machen. Häufig wenden sich Anbieter nur dann an Sie, wenn es für sie von Vorteil ist, und fragen, ob Sie Ihr Paket verlängern möchten, oder versuchen sogar, Ihnen ein Upselling zu ermöglichen. Es ist absolut entscheidend, zu beurteilen, ob Ihr Anbieter Ihr Konto proaktiv verwaltet und sogar die Gesundheit Ihres Compliance-Prozesses überwacht.
Schluss mit einem schlechten Anbieter
Es kann zeitaufwändig sein, sich von Ihrem aktuellen Anbieter zu trennen und nach einem neuen zu suchen, der Ihnen einen höheren Mehrwert bietet. Die Überprüfung Ihres Vertrags mit Ihrem KYC-Anbieter ist ein notwendiger erster Schritt, da Sie nach Bedingungen in Bezug auf Kündigung, Kündigungsfristen und etwaige Strafen für einen vorzeitigen Ausstieg suchen müssen, um sicherzustellen, dass Ihrem Unternehmen keine unerwarteten Kosten entstehen.
Sichern von Compliance-Daten
Nachdem Sie das Kleingedruckte gelesen und diese Bedingungen verstanden haben, ist es wichtig, sicherzustellen, dass alle Ihre Compliance-Daten auf dem neuesten Stand und sicher gespeichert sind. Dazu gehören Ihre Kundendatensätze, Risikobewertungen, Berichte und alle anderen erforderlichen Compliance-Dokumente. Überprüfen Sie, ob die Kundendatensätze vollständig und korrekt sind, und prüfen Sie, ob Ihr Anbieter Ihre Daten gemäß den gesetzlichen Anforderungen und nationalen Gesetzen aktualisiert und gepflegt hat.
Nachdem Sie diese Punkte validiert haben, müssen Sie bestätigen, wie Sie diese Daten exportieren können. Es ist wichtig, Kopien aller wichtigen Compliance-Dokumente und -Aufzeichnungen in einem sicheren, zugänglichen Format zu speichern. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie vollen Zugriff auf die Daten haben, die Sie benötigen, um die Compliance aufrechtzuerhalten, selbst wenn es während der Übergangsphase zu Verzögerungen oder Problemen kommt.
Auf der Suche nach einem neuen Anbieter
Als Nächstes ist es an der Zeit, einen neuen Anbieter auszuwählen. Nachdem Sie sich entschieden haben, Ihren aktuellen Plan zu verlassen, recherchieren Sie, welche Plattformen Ihren Anforderungen entsprechen und mehr Wert bieten könnten. Konzentrieren Sie sich darauf, eine Plattform zu finden, die Flexibilität und kontinuierlichen Kundensupport bietet. Es ist wichtig, an diesem Punkt Ihre wesentlichen Anforderungen zu ermitteln, wie z. B. Risikobewertungen, Systemintegration oder Skalierbarkeit, und diese mit möglichen neuen Anbietern zu besprechen. Lesen Sie, wenn möglich, Bewertungen und fragen Sie nach Empfehlungen, um ein gutes Gefühl für die Zuverlässigkeit des Anbieters zu bekommen. Darüber hinaus kann es sehr hilfreich sein, Demos anzufordern, um die Plattform aus erster Hand zu testen und zu bestätigen, dass sie Ihren technischen und Benutzerfreundlichkeitsanforderungen entspricht.
„Den Einen“ finden
Bei der Auswahl eines neuen KYC-Anbieters sollten Sie Faktoren wie aktuelle Compliance-Funktionen, nahtlose Integration in Ihre vorhandenen Systeme, Skalierbarkeit für zukünftiges Wachstum und eine benutzerfreundliche Oberfläche priorisieren. Sorgen Sie für robuste Datensicherheit, Preistransparenz (ohne versteckte Gebühren) und reaktionsschnellen Kundensupport. Überprüfen Sie den Ruf des Anbieters anhand von Bewertungen und Branchenfeedback und achten Sie auf Flexibilität bei den Vertragsbedingungen, um langfristige Verpflichtungen zu vermeiden. Wenn Sie diese Elemente berücksichtigen, können Sie mit einem KYC-Anbieter zusammenarbeiten, der Ihren Geschäftsanforderungen entspricht, die Compliance unterstützt und mit Ihren Abläufen skalierbar ist.
Skalierbarkeit sollte oberste Priorität haben – Ihre KYC-Lösung sollte mit Ihrem Unternehmen wachsen und Flexibilität für zukünftige Erweiterungen bieten, egal ob Sie neue Märkte erschließen oder komplexere Compliance-Anforderungen hinzufügen. Eine benutzerfreundliche Oberfläche ist unerlässlich; eine Plattform, die intuitiv und einfach für Ihr Team zu navigieren ist, trägt dazu bei, Fehler und Schulungszeit zu reduzieren.
Robuste Datensicherheit ist nicht verhandelbar. Suchen Sie nach Anbietern mit starken Verschlüsselungsprotokollen und sicherem Speicher für vertrauliche Kundeninformationen, um sicherzustellen, dass Sie vor Datenlecks geschützt sind. Transparenz bei der Preisgestaltung ohne versteckte Gebühren ist ebenfalls entscheidend. Stellen Sie sicher, dass der Anbieter alle zusätzlichen Kosten für Funktionen wie Datenspeicherung, Berichterstellung oder Kundensupport klar angibt.
Ein weiterer zu berücksichtigender Faktor ist ein reaktionsschneller und kompetenter Kundensupport. Ihr Anbieter sollte jederzeit verfügbar sein, um Probleme zu lösen oder bei Bedarf Hilfe zu leisten. Um die Zuverlässigkeit eines Anbieters zu beurteilen, lesen Sie Kundenreferenzen und Branchenfeedback und fragen Sie nach Fallstudien, die die Fähigkeit des Anbieters belegen, ähnliche Herausforderungen wie Ihre zu bewältigen.
Wenn Sie auf der Suche nach einem neuer KYC-Anbieter, chatten Sie mit unserem erfahrenen Compliance-Team, um zu erfahren, ob unsere Plattform Ihren Anforderungen gerecht wird.
