Es natural preguntarse si se está satisfecho con cualquier relación, incluso con el proveedor de KYC. Evaluar si se recibe el soporte y la funcionalidad necesarios para mantener el cumplimiento total y las operaciones sin inconvenientes es necesario para todas las empresas, especialmente en el sector de los servicios financieros. En esta guía, le ayudaremos a detectar las señales de alerta, a navegar por el complicado proceso de dejar de usar la plataforma KYC incorrecta y a encontrar la que sea adecuada para usted.
Cómo detectar señales de alerta en su servicio KYC
Las señales de alerta en los servicios KYC no siempre son fáciles de identificar. Saber qué hay que tener en cuenta, tanto al buscar un nuevo proveedor como al reevaluar su plataforma actual, es fundamental para seguir cumpliendo con las normas y garantizar que se maximiza el valor.
Falta de transparencia
Algunos proveedores de KYC no revelan completamente sus tarifas y precios a las empresas, por lo que las empresas a menudo pagan por paquetes que no incluyen las funciones necesarias. Pueden surgir tarifas inesperadas por soporte, retención de datos o generación de informes. Esto podría indicar una falta de transparencia o un enfoque en maximizar los ingresos a su costa. La tarifa de configuración es un costo oculto común cuando se asocia con una plataforma de cumplimiento de AML y KYC. Los proveedores a menudo cobran por integrar sus herramientas AML en sus sistemas existentes, con costos que pueden alcanzar hasta £ 20,000, un desembolso significativo para muchas empresas. Otro gasto que a menudo se pasa por alto es la retención de datos y la capacidad de descargar informes. Estas funciones pueden no estar incluidas en el paquete estándar y podrían ofrecerse solo como complementos pagos, lo que resulta en costos inesperados para el cliente. Para obtener más información sobre los precios de KYC y AML y las tarifas ocultas comunes, lea “Costo de verificación AML: tarifas ocultas en cumplimiento normativo”.
Mala experiencia de usuario
Una mala experiencia de usuario puede afectar la eficiencia de un equipo, a menudo cuando una plataforma KYC parece torpe o excesivamente complicada de navegar. Asegurarse de poder utilizar tecnología fácil de usar con la que su equipo se sienta cómodo es necesario para que las operaciones funcionen sin problemas. Cuando la interfaz no es intuitiva, los empleados pueden tener dificultades para acceder o ingresar los datos necesarios, lo que aumenta la probabilidad de errores. Esto desperdicia tiempo y puede generar riesgos de cumplimiento si la información se procesa incorrectamente o se pasa por alto. Una plataforma KYC eficaz debe proporcionar un panel de control intuitivo y fácil de navegar, instrucciones claras y un diseño responsivo en todos los dispositivos. Las funciones personalizables que le permiten ajustar la interfaz para que se ajuste a sus necesidades también son una ventaja.
Falta de personalización
Muchos proveedores de KYC ofrecen un enfoque único que, a menudo, no tiene la flexibilidad necesaria para requisitos específicos. Si su proveedor ofrece soluciones rígidas que no se pueden ajustar ni refinar para sus casos de uso específicos y requisitos de cumplimiento, esto podría ser una señal de alerta que su empresa no debería ignorar. Además, si la plataforma no le permite ajustar aspectos como los umbrales de detección, los formatos de informes o los controles de acceso de los usuarios, podría generar ineficiencias o riesgos que se pasen por alto. Sus necesidades de cumplimiento cambiarán a medida que su empresa evolucione, y una solución rígida y estandarizada puede tener dificultades para mantenerse al día. Sin opciones de personalización, sus operaciones podrían volverse más engorrosas y podría encontrarse utilizando un sistema que no se alinea con sus procesos, lo que podría causar cuellos de botella y aumentar la probabilidad de errores.
Extensiones egoístas
Los proveedores que no te hacen caso en momentos de necesidad o evitan contactarte de manera proactiva para verificar si podrías necesitar ayuda pueden dejar a las empresas expuestas a multas por incumplimiento debido a la falta de operaciones fluidas. A menudo, los proveedores se comunicarán contigo solo cuando les resulte beneficioso, preguntando si te gustaría renovar tu paquete o incluso intentando venderte algo más. Evaluar si tu proveedor está administrando tu cuenta de manera proactiva e incluso monitoreando el estado de tu proceso de cumplimiento es absolutamente fundamental.
Romper con un mal proveedor
Puede llevar mucho tiempo separarse de su proveedor actual y buscar uno nuevo que le brinde un mayor valor. Revisar su contrato con su proveedor de KYC será un primer paso necesario, ya que deberá buscar términos relacionados con la rescisión, los períodos de notificación y las sanciones por una salida anticipada para asegurarse de que su empresa no se enfrente a costos inesperados.
Protección de datos de cumplimiento
Una vez que haya leído la letra pequeña y comprendido estos términos, es fundamental asegurarse de que todos sus datos de cumplimiento estén actualizados y almacenados de forma segura. Esto incluye sus registros de clientes, evaluaciones de riesgos, informes y cualquier otra documentación necesaria relacionada con el cumplimiento. Compruebe que los registros de clientes estén completos y sean precisos, y verifique si su proveedor ha actualizado y mantenido sus datos de acuerdo con los requisitos reglamentarios y las leyes nacionales.
Después de validar estos puntos, es necesario confirmar cómo se pueden exportar estos datos. Es fundamental guardar copias de todos los documentos y registros de cumplimiento importantes en un formato seguro y accesible. Esto garantiza que tendrá acceso total a los datos necesarios para seguir cumpliendo con las normas, incluso si hay una demora o un problema durante el período de transición.
Buscando un nuevo proveedor
A continuación, es el momento de elegir un nuevo proveedor. Después de decidir abandonar su plan actual, comience a investigar qué plataformas podrían satisfacer sus necesidades y ofrecer más valor. Concéntrese en encontrar una plataforma que ofrezca flexibilidad y soporte al cliente continuo. Es importante evaluar sus necesidades esenciales en este punto, como evaluaciones de riesgos, integración de sistemas o escalabilidad, y comunicarlas a posibles nuevos proveedores. Lea reseñas y solicite recomendaciones para tener una buena idea de la confiabilidad del proveedor, si es posible. Además, puede ser muy útil solicitar demostraciones para probar la plataforma de primera mano y confirmar que cumple con sus requisitos técnicos y de usabilidad.
Encontrar “al indicado”
Al elegir un nuevo proveedor de KYC, priorice factores como funciones de cumplimiento actualizadas, integración perfecta con sus sistemas existentes, escalabilidad para el crecimiento futuro y una interfaz fácil de usar. Asegúrese de contar con una seguridad de datos sólida, transparencia en los precios (sin cargos ocultos) y un servicio de atención al cliente receptivo. Verifique la reputación del proveedor a través de reseñas y comentarios de la industria, y busque flexibilidad en los términos del contrato para evitar compromisos a largo plazo. Si tiene en cuenta estos elementos, puede asociarse con un proveedor de KYC que se alinee con las necesidades de su negocio, respalde el cumplimiento y se adapte a sus operaciones.
La escalabilidad debe ser una prioridad: su solución KYC debe crecer con su negocio y ofrecer flexibilidad para futuras expansiones, ya sea que ingrese a nuevos mercados o agregue requisitos de cumplimiento más complejos. Una interfaz fácil de usar es esencial; una plataforma que sea intuitiva y fácil de navegar para su equipo ayudará a reducir los errores y el tiempo de capacitación.
La seguridad de los datos no es negociable. Busque proveedores con protocolos de cifrado sólidos y almacenamiento seguro de la información confidencial de los clientes, lo que garantizará la protección contra las violaciones de datos. La transparencia en los precios, sin cargos ocultos, también es fundamental; asegúrese de que el proveedor sea claro sobre los costos adicionales por funciones como el almacenamiento de datos, la generación de informes o la atención al cliente.
Otro factor a tener en cuenta es la atención al cliente receptiva y experta. Su proveedor debe estar disponible para abordar problemas o brindar orientación cuando sea necesario. Para evaluar la confiabilidad de un proveedor, revise los testimonios de los clientes, los comentarios de la industria y solicite estudios de casos que demuestren su capacidad para manejar desafíos similares a los suyos.
Si estás buscando una Nuevo proveedor de KYC, charle con nuestro equipo de expertos en cumplimiento para ver si nuestra plataforma puede abordar sus necesidades.
