Il est naturel de se demander si vous êtes heureux dans une relation, même avec votre fournisseur KYC. Évaluer si vous recevez le soutien et les fonctionnalités nécessaires pour maintenir une conformité totale et des opérations fluides est nécessaire pour chaque entreprise, en particulier dans le secteur des services financiers. Dans ce guide, nous vous aiderons à repérer les signaux d'alarme, à naviguer dans le processus délicat de rupture avec la mauvaise plateforme KYC et à trouver celle qui vous convient le mieux.
Repérer les signaux d'alarme dans votre service KYC
Les signaux d'alarme dans les services KYC ne sont pas toujours faciles à identifier. Savoir à quoi faire attention, que ce soit lors de la recherche d'un nouveau fournisseur ou lors de la réévaluation de votre plateforme actuelle, est essentiel pour rester en conformité et garantir que vous maximisez la valeur.
Manque de transparence
Certains fournisseurs KYC ne divulguent pas entièrement leurs frais et leurs tarifs aux entreprises, de sorte que les entreprises paient souvent des packages qui n'incluent pas les fonctionnalités nécessaires. Des frais inattendus peuvent survenir pour l'assistance, la conservation des données ou la génération de rapports. Cela peut indiquer un manque de transparence ou une volonté de maximiser les revenus à vos dépens. Les frais d'installation sont un coût caché courant lors d'un partenariat avec une plateforme de conformité AML et KYC. Les fournisseurs facturent souvent l'intégration de leurs outils AML dans vos systèmes existants, avec des coûts pouvant atteindre jusqu'à 20 000 £, une dépense importante pour de nombreuses entreprises. Une autre dépense souvent négligée est la conservation des données et la possibilité de télécharger des rapports. Ces fonctionnalités peuvent ne pas être incluses dans le package standard et ne peuvent être proposées que sous forme de modules complémentaires payants, ce qui entraîne des coûts inattendus pour le client. Pour plus d'informations sur les tarifs KYC et AML et les frais cachés courants, lisez « Coût du contrôle AML : frais cachés en matière de conformité. »
Expérience utilisateur médiocre
Une mauvaise expérience utilisateur peut nuire à l'efficacité d'une équipe, souvent lorsqu'une plateforme KYC semble peu pratique ou excessivement compliquée à utiliser. Il est nécessaire de s'assurer que vous pouvez utiliser une technologie conviviale avec laquelle votre équipe se sent à l'aise pour des opérations fluides. Lorsque l'interface n'est pas intuitive, les employés peuvent avoir du mal à accéder ou à saisir les données nécessaires, ce qui augmente le risque d'erreurs. Cela fait perdre du temps et peut entraîner des risques de conformité si les informations sont traitées de manière incorrecte ou négligées. Une plateforme KYC efficace doit fournir un tableau de bord intuitif et facile à parcourir, des instructions claires et une conception réactive sur tous les appareils. Les fonctionnalités personnalisables qui vous permettent d'ajuster l'interface en fonction de vos besoins sont également un plus.
Manque de personnalisation
De nombreux fournisseurs KYC proposent une approche universelle, qui s'avère souvent ne pas avoir la flexibilité nécessaire pour répondre à des exigences spécifiques. Si votre fournisseur propose des solutions rigides qui ne peuvent pas être modifiées et affinées pour vos cas d'utilisation spécifiques et vos exigences de conformité, cela peut être un signal d'alarme que votre entreprise ne doit pas ignorer. De plus, si la plateforme ne vous permet pas d'ajuster des éléments tels que les seuils de filtrage, les formats de rapport ou les contrôles d'accès des utilisateurs, cela peut entraîner des inefficacités ou des risques manqués. Vos besoins en matière de conformité évolueront à mesure que votre entreprise évoluera, et une solution rigide et standard pourrait avoir du mal à suivre. Sans options de personnalisation, vos opérations pourraient devenir plus lourdes et vous pourriez vous retrouver à utiliser un système qui ne correspond pas à vos processus, ce qui pourrait entraîner des goulots d'étranglement et augmenter la probabilité d'erreurs.
Contacts intéressés
Les fournisseurs qui vous ignorent en cas de besoin ou qui évitent de vous contacter de manière proactive pour vérifier si vous pourriez avoir besoin d'assistance peuvent exposer les entreprises à des amendes pour non-conformité en raison d'un manque de fluidité des opérations. Souvent, les fournisseurs ne vous contactent que lorsque cela leur est bénéfique, en vous demandant si vous souhaitez renouveler votre forfait ou même en tentant une vente incitative. Il est absolument essentiel d'évaluer si votre fournisseur gère votre compte de manière proactive et même de surveiller l'état de votre processus de conformité.
Rompre avec un mauvais fournisseur
Il peut être long de se séparer de votre fournisseur actuel et de rechercher un nouveau fournisseur capable de vous offrir une valeur ajoutée. La révision de votre contrat avec votre fournisseur KYC sera une première étape nécessaire, car vous devrez rechercher les conditions liées à la résiliation, aux délais de préavis et aux éventuelles pénalités en cas de sortie anticipée pour vous assurer que votre entreprise ne soit pas confrontée à des coûts inattendus.
Sécurisation des données de conformité
Une fois que vous avez lu les petits caractères et compris ces conditions, il est essentiel de vous assurer que toutes vos données de conformité sont à jour et stockées en toute sécurité. Cela comprend vos dossiers clients, vos évaluations des risques, vos rapports et toute autre documentation nécessaire liée à la conformité. Vérifiez que les dossiers clients sont complets et exacts, et vérifiez si votre fournisseur a mis à jour et conservé vos données conformément aux exigences réglementaires et aux lois nationales.
Après avoir validé ces points, il est nécessaire de confirmer comment vous pouvez exporter ces données. Il est essentiel de sauvegarder des copies de tous les documents et dossiers de conformité importants dans un format sécurisé et accessible. Cela garantit que vous aurez un accès complet aux données nécessaires pour rester en conformité, même en cas de retard ou de problème pendant la période de transition.
À la recherche d'un nouveau fournisseur
Ensuite, il est temps de choisir un nouveau fournisseur. Après avoir décidé de quitter votre forfait actuel, commencez à faire des recherches sur les plateformes qui pourraient répondre à vos besoins et vous offrir plus de valeur. Concentrez-vous sur la recherche d'une plateforme qui offre flexibilité et support client continu. Il est important d'évaluer vos besoins essentiels à ce stade, tels que les évaluations des risques, l'intégration du système ou l'évolutivité, et de les communiquer aux nouveaux fournisseurs potentiels. Lisez les avis et demandez des recommandations pour avoir une bonne idée de la fiabilité du fournisseur, si possible. En outre, demander des démonstrations pour tester la plateforme de première main et confirmer qu'elle répond à vos exigences techniques et d'utilisation peut être très utile.
Trouver « l’élu »
Lorsque vous choisissez un nouveau fournisseur KYC, privilégiez des facteurs tels que des fonctionnalités de conformité à jour, une intégration transparente avec vos systèmes existants, une évolutivité pour une croissance future et une interface conviviale. Assurez une sécurité des données robuste, une transparence des prix (sans frais cachés) et un support client réactif. Vérifiez la réputation du fournisseur grâce aux avis et aux commentaires du secteur, et recherchez la flexibilité dans les conditions contractuelles pour éviter les engagements à long terme. En prenant en compte ces éléments, vous pouvez vous associer à un fournisseur KYC qui s'adapte aux besoins de votre entreprise, prend en charge la conformité et s'adapte à vos opérations.
L'évolutivité doit être une priorité : votre solution KYC doit évoluer avec votre entreprise, en offrant une flexibilité pour les extensions futures, que vous pénétriez de nouveaux marchés ou que vous ajoutiez des exigences de conformité plus complexes. Une interface conviviale est essentielle ; une plateforme intuitive et facile à utiliser pour votre équipe contribuera à réduire les erreurs et le temps de formation.
La sécurité des données est un élément non négociable. Recherchez des fournisseurs dotés de protocoles de cryptage solides et d'un stockage sécurisé pour les informations sensibles des clients, afin de vous assurer d'être protégé contre les violations de données. La transparence des prix, sans frais cachés, est également essentielle. Assurez-vous que le fournisseur est clair sur les éventuels coûts supplémentaires liés à des fonctionnalités telles que le stockage des données, la génération de rapports ou le support client.
Un service client réactif et compétent est un autre facteur à prendre en compte. Votre fournisseur doit être facilement disponible pour résoudre les problèmes ou fournir des conseils si nécessaire. Pour évaluer la fiabilité d'un fournisseur, examinez les témoignages de clients, les commentaires du secteur et demandez des études de cas qui démontrent sa capacité à relever des défis similaires aux vôtres.
Si vous recherchez un nouveau fournisseur KYCDiscutez avec notre équipe d'experts en conformité pour voir si notre plateforme peut répondre à vos besoins.
