I contabili del Regno Unito devono affrontare molto più di bilanci e dichiarazioni dei redditi nel mondo sempre più regolamentato di oggi. Ogni cliente porta con sé rischi intrinseci che, se non controllati, possono danneggiare la reputazione di uno studio, esporlo a sanzioni finanziarie o persino portare a ripercussioni legali. Sapere esattamente chi sono i tuoi clienti non è solo consigliabile, è fondamentale. Il miglior software AML per contabili verificherà tutte le informazioni necessarie sui clienti, tra cui la struttura legale dell'organizzazione di un cliente, le identità di tutti i beneficiari effettivi (UBO) e molto altro. KYC per contabili assicura che gli studi mantengano solidi processi di conformità e si allineino perfettamente con i mandati stabiliti da enti governativi come l'Association of Chartered Certified Accountants (ACCA).
Obblighi AML per gli studi di contabilità
Nel Regno Unito, diversi mandati legislativi chiave, come il Money Laundering, Terrorist Financing and Transfer of Funds Regulations 2017, delineano gli standard AML che devono essere rispettati da tutte le istituzioni finanziarie. L'Association of Chartered Certified Accountants (ACCA) sottolinea questi requisiti per le società di contabilità e supervisiona i suoi membri, assicurando la conformità alle leggi e ai regolamenti AML.
(2017) Regolamenti sul riciclaggio di denaro, il finanziamento del terrorismo e il trasferimento di fondi
I regolamenti del 2017 sul riciclaggio di denaro, il finanziamento del terrorismo e il trasferimento di fondi hanno segnato una svolta nella conformità per i contabili in tutto il Regno Unito. Questa legislazione ha imposto un quadro più rigoroso di Due Diligence del Cliente (CDD) pratiche, che richiedono una comprensione più approfondita delle attività commerciali, della cronologia finanziaria e della struttura proprietaria di ciascun cliente.
La comprensione della natura dell'attività di un cliente consente ai contabili di identificare comportamenti che sembrano insoliti e che possono costituire attività sospetta se considerati nel contesto di quanto si conosce del background del cliente.
Per comprendere appieno la natura delle operazioni commerciali e degli interessi di un cliente, i contabili devono utilizzare i giusti processi KYC per identificare quanto segue:
- La struttura legale dell'organizzazione del cliente. Come parte del processo di verifica, si dovrebbe accedere al certificato di costituzione, a una ripartizione della proprietà azionaria o a un accordo di partnership.
- Data in cui l'attività ha iniziato a svolgersi.
- Le identità di tutti gli Ultimate Beneficial Owner (UBO), dei direttori e di qualsiasi altra identità con un controllo significativo dell'organizzazione devono essere verificate tramite un controllo dei documenti insieme a un controllo della prova di indirizzo, come imposto dall'Association of Chartered Certified Accountants (ACCA). Tuttavia, un controllo di vitalità biometrica può consolidare ulteriormente questo processo per le aziende di contabilità, aiutando a rilevare casi più sofisticati di frode di identità che potrebbero aggirare un controllo standard dei documenti.
- L'ACCA richiede inoltre il monitoraggio dei media avversi per garantire che i rischi per la reputazione e la conformità siano mitigati.
Controlli dei mezzi avversi
Controlli negativi sui media comportano la ricerca di notizie e fonti pubbliche per informazioni negative relative a un individuo o a un'entità, come il coinvolgimento in frodi, reati finanziari o altre attività rischiose. Questi controlli aiutano gli studi di contabilità a identificare potenziali rischi reputazionali o di conformità associati a clienti o partner.
Se ce ne sono media avversi associati con il cliente, la prassi migliore è quella di ricercare il nome registrato del cliente, il nome commerciale (se diverso) e i nomi dei suoi ultimi beneficiari effettivi/amministratori.
Tuttavia, tentare di cercare media avversi senza una soluzione sofisticata che possa farlo in modo automatico e preciso può essere rischioso. È meglio lavorare con un software AML che possa eseguire questo processo automaticamente, fornendo un monitoraggio continuo in tempo reale e notifiche sui cambiamenti nello stato di rischio di un cliente.
L'ACCA sottolinea che potrebbe essere necessario registrare informazioni aggiuntive sui clienti ad alto rischio, come (ma non solo) le fonti di reddito identificate, il fatturato annuale precedente, le proiezioni di fatturato futuro e la struttura operativa di un'organizzazione.
Valutazioni del rischio per un approccio favorevole al Regno Unito
Il Regno Unito supporta un approccio basato sul rischio (RBA) quando si considerano le migliori pratiche di conformità AML. Una valutazione del rischio può determinare quali processi devono essere eseguiti per soddisfare le normative AML. L'approccio basato sul rischio alla conformità AML e KYC è stato introdotto per la prima volta dalla Financial Services Authority (FSA) nel 2000, un'organizzazione che ora è nota come Financial Conduct Authority (FCA), il principale ente di controllo finanziario del Regno Unito.
Analogamente, nel 2012, il FATF ha adottato ufficialmente l'RBA come principio normativo centrale. I clienti ad alto rischio richiedono una due diligence aggiuntiva per garantire che i processi di conformità AML siano sufficienti in base ai requisiti normativi. L'onboarding dei clienti deve distinguere tra clienti a basso rischio e ad alto rischio in base alle linee guida del Regno Unito (FCA) e internazionali (FATF). Per maggiori informazioni sulle RBA, leggi "Che cos'è un approccio basato sul rischio (RBA)?“
Come si svolge un processo di due diligence avanzata?
Enhanced Due Diligence (EDD) è un processo di verifica approfondito che le società di contabilità potrebbero applicare ai clienti ad alto rischio per garantire la conformità alle normative antiriciclaggio (AML). Comporta la raccolta di informazioni aggiuntive per valutare e mitigare i potenziali rischi associati alla relazione commerciale.
L'ACCA afferma: "Le aziende devono garantire che condurre EDD su tutti i clienti con sede in, che commerciano con, o che effettuano transazioni verso un paese terzo ad alto rischio come definito dalla Financial Action Task Force (FATF) e indicato nell'Avviso consultivo del Tesoro di Sua Maestà: Paesi terzi ad alto rischio."
Il processo di Enhanced Due Diligence (EDD) garantisce la verifica aziendale attraverso i seguenti metodi:
- Identificazione dei clienti e delle transazioni ad alto rischio: Riconoscere gli individui o le transazioni che richiedono l'EDD in base a soglie e approcci basati sul rischio stabiliti.
- Raccolta di informazioni aggiuntive: Ottenere documentazione supplementare per verificare l'identità del cliente, l'origine dei fondi e il patrimonio coinvolto, fornendo informazioni sul rischio associato al rapporto commerciale.
- Analisi delle attività finanziarie: Esaminare le transazioni finanziarie del cliente, i documenti aziendali e la cronologia delle transazioni per valutarne la legittimità.
- Indagine sui segnali d'allarme: Esaminare qualsiasi attività insolita, come pagamenti da terze parti sconosciute, e segnalare le preoccupazioni alle autorità interne o esterne competenti.
- Documentazione dei risultati: Conservazione di registri dettagliati durante tutta la valutazione del rischio e il rapporto continuativo con il cliente, garantendo una traccia di controllo completa ai fini della conformità.
- Monitoraggio continuo con software AML: Mantenere una strategia di monitoraggio continuo per i clienti ad alto rischio per garantire che i loro profili di rischio siano accurati e aggiornati.
Per maggiori informazioni sulla Due Diligence Avanzata (EDD), leggere “Navigare nel mondo della due diligence avanzata.“
Trovare il miglior software AML per le tue esigenze di conformità
Ogni studio di contabilità affronterà le proprie sfide uniche per raggiungere la conformità, motivo per cui un approccio unico non è sempre il migliore. David Winch, contabile forense e direttore di MLRO Support, afferma che "Ogni studio di contabilità è unico, non da ultimo perché i suoi partner hanno esperienza, conoscenza e interessi unici. A mio parere, anche la conformità AML di ogni studio deve essere unica".
Trovare una piattaforma con soluzioni che possano essere personalizzate è necessario, poiché diversi contabili possono avere esigenze diverse. Alcuni esempi potrebbero includere:
- Diversità della base clienti:Le aziende che servono clienti ad alto rischio in settori come quello immobiliare o degli investimenti esteri potrebbero aver bisogno di soluzioni di screening dei media avversi e di monitoraggio continuo più efficaci rispetto alle aziende che lavorano principalmente con clienti o individui a basso rischio.
- Dimensioni e risorse aziendali: Le aziende più piccole potrebbero aver bisogno di strumenti AML più convenienti e semplificati che non sovraccarichino risorse limitate, mentre le aziende più grandi con basi di clienti più ampie potrebbero trarre vantaggio da analisi avanzate e funzionalità personalizzabili che forniscono informazioni più approfondite sui rischi per i clienti.
- Giurisdizione regolamentare:Le aziende che operano a livello internazionale necessitano di un software AML conforme a più quadri normativi, mentre le aziende che si concentrano esclusivamente sui clienti del Regno Unito potrebbero dare priorità alle funzionalità di conformità locale allineate con gli obblighi ACCA e AML del Regno Unito.
- Livello di automazione necessario:Le aziende con un volume di clienti più elevato potrebbero aver bisogno di processi KYC automatizzati per gestire l'onboarding in modo efficiente, mentre le aziende più piccole potrebbero preferire la verifica manuale per mantenere un servizio clienti personalizzato.
Le soluzioni AML personalizzabili consentono alle aziende di soddisfare queste diverse esigenze, garantendo una conformità che si allinea ai profili dei loro clienti unici, alla disponibilità delle risorse e agli ambienti normativi. Trovare una piattaforma che offra tale adattabilità è fondamentale.
Software AML di ComplyCube per contabili
ComplyCube offre soluzioni all'avanguardia per l'antiriciclaggio (AML), la conoscenza del cliente (KYC) e la verifica dell'identità (IDV) soluzioni per contabili, mantenendo facilmente le aziende del Regno Unito conformi. I contabili del Regno Unito possono implementare soluzioni software AML su misura che si adattano ai requisiti di due diligence specifici per diversi tipi di clienti.
La piattaforma offre controlli flessibili e personalizzabili, come la verifica dei documenti, l'autenticazione biometrica e il rilevamento della vitalità, consentendo alle aziende di adattare il loro approccio in base ai livelli di rischio del cliente e ai tipi di transazione. Automatizzando questi processi, ComplyCube riduce l'onere operativo per i contabili, aiutandoli a mantenere elevati standard di conformità concentrandosi sui loro servizi di consulenza e auditing principali.
Inoltre, lo screening in tempo reale di sanzioni e media avversi di ComplyCube migliora la capacità delle aziende di rilevare e gestire potenziali rischi associati a clienti o entità ad alto rischio. La funzionalità di monitoraggio continuo della piattaforma garantisce che i profili di rischio rimangano aggiornati, avvisando le aziende di eventuali cambiamenti nello stato del cliente, il che è fondamentale per la conformità continua in un ambiente normativo in evoluzione.
Per maggiori informazioni sui servizi di ComplyCube, contatta uno dei loro esperti di conformità.
