Ogni giorno milioni di documenti, siano essi passaporti, carte d'identità o patenti di guida, vengono controllati per l'autenticazione. Che si tratti di una banca che valuta la validità dei documenti di identità di un cliente attraverso la verifica dell'identità o di un'istituzione governativa che garantisce l'integrità dei suoi processi, la verifica dei documenti sostiene e promuove la fiducia nei sistemi a livello globale.
Controlli affidabili dei documenti sono essenziali per salvaguardare le identità personali, le risorse finanziarie e il livello di conformità. Questa guida esplora i dettagli del controllo dei documenti, concentrandosi sulla verifica dei documenti d'identità, su cosa cercare in un fornitore IDV e sul ruolo fondamentale che tali soluzioni svolgono nello stabilire la fiducia prevenendo al contempo il furto di identità e le frodi.
Cos'è la verifica dei documenti?
Verifica del documento è il processo attraverso il quale un'azienda conferma l'autenticità e la validità di un documento. Si tratta di analizzare attributi specifici di un documento per confermare che non sia stato alterato, manomesso o contraffatto. La verifica della legittimità di questi documenti protegge le aziende da potenziali rischi e garantisce il rispetto delle normative di conformità antiriciclaggio (AML) e Know Your Customer (KYC).
I progressi tecnologici hanno portato a miglioramenti significativi nei sistemi di autenticazione dei documenti digitali. Queste soluzioni utilizzano algoritmi avanzati di visione artificiale, riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), intelligenza artificiale (AI) e machine learning (ML) per rendere il processo di verifica dei documenti più rapido, preciso e veloce.
Tipi di verifica dei documenti
Fondamentalmente, esistono due tipi di verifica dei documenti:
Verifica del documento fisico prevede l’esame diretto dei documenti cartacei. Attraverso processi di verifica manuale, i valutatori cercano attributi fisici come filigrane, ologrammi, texture, qualità di stampa e sigilli in rilievo. Questo metodo di revisione manuale richiede personale qualificato per verificare i documenti, poiché le caratteristiche di sicurezza di molti documenti ufficiali sono complesse.
Verifica digitale o online sfrutta tecnologie come l'OCR per leggere e verificare il contenuto di documenti fisici. Questo metodo ha guadagnato popolarità grazie alla sua capacità di elaborare in modo efficiente grandi volumi di documenti in tempi relativamente più brevi, in particolare con strumenti di automazione, machine learning e intelligenza artificiale.
Controlli comuni sui documenti
Sebbene i controlli dei documenti possano essere ampiamente classificati in fisici e digitali, un'esplorazione più granulare rivela casi d'uso specifici:
Verifica dell'identità: Questo metodo garantisce che un individuo sia veramente chi dichiara di essere quando esegue la verifica dell'identità del cliente. Utilizzando documenti di identità basati su foto come passaporti, patenti di guida o carte d'identità nazionali, verifica il nome, la foto e talvolta i dati biometrici di un individuo, garantendo una corrispondenza tra le informazioni fornite e la fonte autorevole.
Prova dei controlli dell'indirizzo: Questo processo analizza i documenti di prova di indirizzo (PoA) di un individuo o entità, come bollette ed estratti conto bancari, per estrarre informazioni rilevanti, confrontare i dettagli personali con i dati del cliente e garantire che il documento PoA sia valido. L'indirizzo estratto può essere confrontato con fonti attendibili utilizzando un servizio di verifica degli indirizzi.
Le aziende potrebbero scegliere di verificare i documenti per scopi diversi. La verifica dell'identità è il principale controllo dei documenti richiesto in vari settori per rafforzare la fiducia nelle interazioni aziendali e promuovere la conformità KYC/AML, soprattutto online.
I meccanismi dietro la verifica del documento d'identità
La verifica dell'identità può essere stabilita con diversi livelli di garanzia in base al contesto normativo aziendale e di settore. A seconda del livello desiderato di garanzia dell'identità, è possibile utilizzare uno o più mezzi di verifica del documento d'identità. I dettagli su come funzionano questi meccanismi di verifica saranno elaborati a breve.
Apprendimento automatico e visione artificiale
Visione computerizzata consente alle macchine di elaborare e comprendere i dati visivi dell'ambiente circostante, rispecchiando le capacità umane. Si concentra sulla creazione di algoritmi e metodi che consentono ai computer di interpretare immagini e video e prendere decisioni basate su osservazioni visive replicando le intuizioni umane.
Nel contesto della convalida e verifica dei documenti, la visione artificiale si riferisce alla capacità di un sistema informatico di elaborare, analizzare e interpretare automaticamente le informazioni visive, in particolare per autenticare o convalidare l'identità di un individuo. Ciò può comportare il riconoscimento facciale, la verifica dei documenti, il rilevamento della vitalità e l'OCR per estrarre dati da carte d'identità e altri documenti.
Verifica della comunicazione Near-Field (NFC).
NFC è una tecnologia wireless a corto raggio che consente ai dispositivi di scambiare dati quando vengono avvicinati, in genere entro pochi centimetri. Facilita la comunicazione rapida e semplice tra i dispositivi senza bisogno di una connessione Internet.
Le moderne carte d'identità e i passaporti elettronici incorporano chip RFID incorporati che conservano in modo sicuro i dati personali crittografati. Quando si accede a questi chip da un dispositivo compatibile con NFC (scanner o smartphone), i dati memorizzati possono essere letti e convalidati.
Le soluzioni di verifica all'avanguardia sfruttano il meccanismo NFC per verificare l'autenticità del documento digitale e verificare che i dati codificati corrispondano alle informazioni presentate, proteggendo così da potenziali manomissioni e offrendo un mezzo semplificato per confermare l'identità.
eIDV (verifica elettronica dell'identità)
eIDV, a volte indicato come database o controlli dei dati KYC, convalida i dettagli dei singoli clienti come nome, data di nascita, indirizzo e SSN confrontandoli con fonti di dati affidabili, inclusi documenti ufficiali, per prevenire il furto di identità. Queste fonti possono essere tradotte in agenzie di reporting dei consumatori, agenzie di credito, registri di utenze (come bollette telefoniche o elettriche) e database governativi ufficiali.
In regioni e applicazioni specifiche, gli organismi di regolamentazione impongono un “controllo 2+2” per verificare l’identità dei clienti. Ciò richiede che almeno due attributi del cliente siano allineati con due origini dati distinte.
Livelli di garanzia (LoA) nell'eIDAS
L'identità digitale in Europa, rappresentato prevalentemente dall'identificazione elettronica (eID), è fondamentale per l'accesso ai servizi online, alle firme elettroniche e all'autenticazione. La fiducia in queste transazioni digitali dipende dal Livello di garanzia (LoA), che misura la fiducia nell'accuratezza e nell'affidabilità di un'identità digitale.
Il quadro eIDAS dell'UE definisce tre livelli LoA primari, confrontati con il ISO29115 standard:
Basso: offre un livello di confidenza moderato, in genere basato sull'autenticazione a fattore singolo.
Sostanziale: richiede almeno due fattori di autenticazione e informazioni sull'identità verificate.
Alto: Richiede due fattori di autenticazione e solide garanzie contro la manomissione dell'identità.
Quando si accede a piattaforme governative sensibili, si richiedono benefici di previdenza sociale o si dichiarano tasse online, è essenziale un elevato livello di garanzia (LoA). In questi scenari, controlli rigorosi, che spesso includono la verifica approfondita dei documenti di identità fisica, garantiscono che solo l’individuo legittimo possa effettuare aggiornamenti o reclami critici. Per attività come l'acquisto di una carta SIM prepagata da una società di telecomunicazioni, potrebbe essere sufficiente una LoA bassa, sebbene alcuni paesi ora richiedano l'IDV per questo servizio.
Una recente ricerca del dicembre 2022 indica una notevole tendenza verso schemi di identificazione elettronica con LoA sostanziali ed elevati, rappresentando 90% di tutti i regimi.
Quando è richiesta la verifica del documento?
Verifica del documento è parte integrante di vari processi in tutti i settori, come quello bancario, dei servizi finanziari, della sanità, del reclutamento e altro ancora, a causa dei rigorosi requisiti delle normative AML e KYC. Queste regole vengono applicate per combattere la frode finanziaria, il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo.
Gli organismi intergovernativi e di regolamentazione salvaguardano l’integrità delle nazioni e contrastano attività criminali come la frode e il finanziamento del terrorismo. Le istituzioni finanziarie devono conformarsi a normative rigorose come la Legge sul segreto bancario (BSA) e Legge Patriot statunitense, mentre le aziende di diversi settori devono rispettare le linee guida raccomandate dal Gruppo di azione finanziaria (GAFI) e il Direttive UE (comprese le società di servizi finanziari).
Per aderire alle normative e alle linee guida previste dal quadro KYC, le aziende devono condurre verifiche dei documenti in vari punti del percorso del cliente, come ad esempio:
Programma di identificazione del cliente (CIP): I requisiti minimi per un processo di onboarding del cliente, che consentono alle aziende di accertare ragionevolmente la vera identità di ogni cliente. Ai sensi della sezione 326 del Patriot Act degli Stati Uniti, il programma include la corretta identificazione dell'individuo o dell'entità che apre il conto, la tenuta dei registri e la conferma con elenchi governativi.
Due Diligence Continua (ODD): piuttosto che un controllo una tantum, si tratta di uno sforzo attivo per garantire che i profili dei clienti rimangano accurati, pertinenti e conformi alle normative in evoluzione. Questo approccio proattivo al monitoraggio continuo aiuta le aziende a identificare e affrontare i potenziali rischi, garantendo che mantengano l’integrità e la fiducia nelle loro operazioni.
Come funziona la verifica online dei documenti?
Nel contesto dell’evoluzione delle normative finanziarie, il fondamento della fiducia tra aziende come gli istituti finanziari e i loro clienti dipende in gran parte da rigorose misure di verifica dell’identità. Fondamentale per garantire questa fiducia è il processo di verifica dei documenti d’identità online, un approccio strutturato per autenticare gli utenti in linea con i protocolli AML e KYC.
Estrazione dati documento d'identità
Le aziende generalmente integrano soluzioni di verifica dei documenti all'apertura del conto per confermare l'integrità dei dati e individuare documenti fraudolenti. Un efficace sistema di verifica basato sull'intelligenza artificiale supporta un'ampia gamma di combinazioni di paesi e ID, come un passaporto, patente di guida, carta d'identità, permesso di residenza, documento di viaggio, e altro documenti d'identità rilasciati dal governo da tutto il mondo. A volte, quando sono necessarie ulteriori indagini, sono necessari più documenti, come estratti conto bancari o bollette.
L'estrazione dei dati viene completata utilizzando immagini digitali o scanner. Con l'aiuto dell'OCR, il testo dell'immagine viene convertito in caratteri leggibili dalla macchina. Il software di verifica dell'identità estrarrà tutti i dati disponibili da campi come Zona di ispezione visiva (VIZ), Zona a lettura ottica (MRZ), e codici a barre per verificare i documenti di identità.
Convalida dei dati
L'intelligenza artificiale all'avanguardia, l'apprendimento automatico e l'analisi avanzata consentono alle aziende di eseguire vari tipi di analisi sui documenti di identità, inclusi controlli dettagliati su elementi di sicurezza visiva, potenziale manomissione o manipolazione, vivacità del documento, e controlli della lista nera.
Verifica biometrica
Alcune piattaforme fanno un ulteriore passo avanti nel viaggio IDV richiedendo agli utenti di farlo inviare una foto o un video dal vivo in diverse fasi, come l'onboarding del cliente. Gli algoritmi biometrici confrontano i dati biometrici facciali in tempo reale con la foto sul documento d'identità per garantire che la persona che presenta il documento d'identità sia la stessa persona. Il rilevamento anti-spoofing protegge le aziende da sofisticati attacchi di presentazione come le maschere 3D senza introdurre ulteriori ostacoli per l'utente.
Puoi approfondire l'argomento qui: I vantaggi dell'autenticazione biometrica.
Controlli manuali (facoltativi)
Alcune aziende integrano controlli manuali durante la verifica dei documenti. Gli specialisti IDV potrebbero utilizzare processi di verifica manuale dei documenti per esaminare le caratteristiche di sicurezza dei documenti ufficiali che sollevano segnalazioni o non superano i controlli automatizzati. L’elemento dell’intuizione e del giudizio umani funge da rete di sicurezza. Tuttavia, l'utilizzo di un software di autenticazione dei documenti efficace è facoltativo, poiché l'errore umano può diventare un problema se la persona che verifica l'identità dei nuovi clienti non dispone della formazione e delle conoscenze necessarie.
Risultati della verifica e ulteriori azioni
A condizione che il documento d'identità rilasciato dal governo utilizzato, come patente di guida o passaporto, venga verificato con successo, l'utente può procedere con la creazione dell'account. In caso di discrepanze o se la verifica fallisce, all'utente potrebbe essere chiesto di riprovare o fornire documentazione aggiuntiva, ad esempio una bolletta o un estratto conto. Nel caso di un'applicazione che attiva un avviso, il team di conformità viene informato in modo che possa eseguire un processo di due diligence rafforzata (EDD) per indagare ulteriormente.
Puoi approfondire l'argomento qui: Navigare nel mondo della due diligence avanzata.
Archiviazione e protezione dei dati
Le piattaforme che archiviano i dati degli utenti devono garantire che queste informazioni sensibili siano archiviate in modo sicuro, spesso utilizzando la crittografia e rispettando le normative locali sulla protezione dei dati e della privacy come GDPR, GDPR del Regno Unito, CCPA e altre. Per solide misure di conformità, software leader di autenticazione dei documenti oscurare o mascherare i campi sensibili aderire alle leggi globali sulla privacy. I campi sensibili, tra gli altri, includono:
RRN coreana (Numero di registrazione residente)
NRIC di Singapore (Numero della carta d'identità di registrazione nazionale)
BSN olandese (Burgerservicenummer o numero di servizio del cittadino olandese)
Perché è importante la verifica dei documenti online?
Man mano che sempre più aziende si spostano verso l'ambiente online, aumenta il rischio di imbattersi in documenti contraffatti o contraffatti. La verifica dei documenti online è diventata uno strumento essenziale per infondere fiducia e prevenire il furto di identità in questo vasto mercato digitale.
Quando si combinano i dati provenienti dalle tradizionali frodi d’identità con le truffe, il costo finanziario totale ammontava a $52 miliardi, colpendo 42 milioni di consumatori negli Stati Uniti da solo, secondo lo studio sulle frodi d'identità del 2022 di Javelin.
In sostanza, la verifica dei documenti non è solo una necessità procedurale ma uno strumento strategico che comporta numerosi vantaggi, tra cui:
Garantire la conformità e ridurre i rischi legali: Le aziende aderiscono alle normative identificando accuratamente i propri clienti, riducendo così il rischio di ripercussioni legali e pesanti sanzioni.
Costruire la fiducia e migliorare la reputazione: Con l’aumento delle frodi d’identità, le aziende che implementano solidi processi di verifica dei documenti segnalano il loro impegno nei confronti della sicurezza.
Semplificazione delle operazioni aziendali: Le aziende possono accelerare l'onboarding degli utenti, l'elaborazione delle transazioni e altre attività, aumentando l'efficienza operativa e la soddisfazione del cliente.
Sfide di verifica dei documenti: Tecniche di frode in evoluzione
Destreggiarsi tra le complessità della verifica dei documenti presenta una serie di sfide per le aziende. Queste sfide non riguardano solo gli aspetti tecnici ma coinvolgono anche fattori operativi, normativi e culturali.
Man mano che le tecnologie di verifica diventano più sofisticate, lo stesso vale per i metodi utilizzati dai truffatori. Dai documenti contraffatti di alta qualità ai video e alle immagini deepfake, le entità dannose trovano continuamente nuovi modi per aggirare i controlli di verifica standard. Questo costante gioco del gatto col topo richiede che i sistemi di verifica siano agili e adattivi.
Nel Nord America c'era a aumento significativo del verificarsi di deepfake dal 2022 al primo trimestre del 2023. Nello specifico, gli Stati Uniti hanno visto un aumento da 0,2% a 2,6%, mentre in Canada il tasso è balzato da 0,1% a 4,6%.
Un esempio significativo di frode di identità online si è verificato nel 2020, quando un individuo ha utilizzato più account, patenti di guida contraffatte e parrucche per ingannare la piattaforma di verifica dell'identità digitale utilizzata dalle agenzie governative statunitensi. Secondo i rapporti, sono stati richiesti $900.000 per motivi di disoccupazione prima che la truffa fosse scoperta e fermata. L'obiettivo prefissato di questo schema era quello di assicurarsi illegalmente $2,5 milioni.
Per prevenire casi simili e mitigare le frodi, i fornitori IDV implementano rilevamento della vivacità del documento. Il processo si riferisce in genere ai metodi utilizzati per determinare se un documento (come una carta d'identità o un passaporto) è autentico e non una riproduzione o un'immagine rubata, scaduta o manipolata digitalmente.
I controlli sull'attività dei documenti utilizzano l'apprendimento automatico e algoritmi sofisticati per analizzare diversi elementi del documento d'identità, come ologrammi, timbri, stemmi, data di scadenza/emissione, proprietà 3D e altro in base al tipo di documento.
Come scegliere il software giusto per la verifica dei documenti d'identità?
Scegliere un software affidabile per la verifica dei documenti d'identità è il modo migliore per garantire conformità, sicurezza e un'esperienza utente fluida. Ecco un breve cheat sheet per scegliere la soluzione giusta:
Determinare le esigenze dell'azienda
Definisci le esigenze della tua azienda in base al tuo modello di business e in linea con il tuo approccio basato sul rischio AML/KYC. Quindi scegli un fornitore di verifica dei documenti d'identità che ti consenta di personalizzare rapidamente la soluzione in base al quadro AML in continua evoluzione della tua azienda.Verifica la verifica multimodale
Nell'era delle frodi sofisticate, disporre di verifiche multimodali come OCR, NFC, controlli biometrici e rilevamento della vitalità ha un valore inestimabile. Questi controlli a più livelli forniscono un livello di garanzia più elevato, riducendo il rischio di accettare documenti contraffatti o manipolati per le attività online.Dai priorità all'automazione basata su regole
Un efficace La soluzione dell'IDV semplifica le operazioni consentendo alle aziende di stabilire regole distinte, processi di gestione dei casi e soglie. Questo approccio tempestivo garantisce che il team possa reindirizzare la propria attenzione su attività a valore aggiunto, ottimizzando le prestazioni complessive.Valutare le capacità di integrazione
Un solido software di verifica dei documenti dovrebbe offrire una suite di soluzioni Low/No-Code, API robuste, SDK mobili, librerie client e integrazioni CRM perfette. La facilità di integrazione può far risparmiare tempo, ridurre i costi operativi e migliorare l'esperienza dell'utente.Dai priorità all'esperienza dell'utente
Sebbene la sicurezza e la conformità siano fondamentali, è altrettanto necessario garantire che il processo di verifica sia di facile utilizzo. Flussi lunghi o complicati possono portare alla frustrazione dei clienti. Scegli un software che offra un'interfaccia intuitiva, riducendo al minimo gli attriti e massimizzando la fidelizzazione degli utenti.Esamina gli aggiornamenti di supporto e conformità
Le normative e gli standard di settore si evolvono. È fondamentale selezionare un fornitore di software che esegua aggiornamenti regolari in linea con le modifiche e i requisiti normativi. Inoltre, avere un forte supporto clienti garantisce che eventuali problemi o domande vengano risolti tempestivamente, garantendo operazioni senza intoppi.
Il futuro della verifica dei documenti
Mentre guardiamo avanti, il paesaggio di verifica dei documenti è pronto per una trasformazione significativa, guidata sia dai progressi tecnologici che dalle mutevoli dinamiche globali. Si prevede che AI e ML svolgeranno un ruolo ancora più centrale nella verifica dei documenti online e oltre. Queste tecnologie miglioreranno i tassi di precisione, minimizzeranno l’errore umano, ridurranno significativamente i tassi di falsi positivi e promuoveranno la prevenzione delle frodi.
Il fatto che il mondo diventi sempre più interconnesso favorisce un’ulteriore impennata delle transazioni transfrontaliere e delle operazioni globali. Ciò potrebbe tradursi in un sistema di verifica dei documenti universale o standardizzato, favorendo la collaborazione tra nazioni e industrie.
Anche se il futuro della verifica dei documenti sembra luminoso, ricco di innovazioni tecnologiche che promettono maggiore sicurezza ed efficienza, il percorso richiederà vigilanza, adattamento e collaborazione costanti tra settori e governi.
Conclusione
Garantire l'autenticità dei documenti nel panorama aziendale moderno non è un compito da poco, ma è innegabilmente cruciale. Man mano che le pratiche ingannevoli diventano sempre più complesse, aumenta contemporaneamente l’imperativo di robuste misure di verifica dei documenti online.
Garantendo l'autenticità e l'integrità dei documenti, le organizzazioni proteggono la propria reputazione e migliorano la propria forza operativa. Grazie a tecnologie all'avanguardia, una revisione coerente delle strategie di verifica e un impegno costante verso gli standard normativi globali, le aziende possono posizionarsi in prima linea nella sicurezza e nell'affidabilità.
Guardando al futuro, diventa evidente che un modo flessibile, completo ed efficiente per condurre la verifica dei documenti fungerà da pilastro fondamentale per offrire un’esperienza cliente senza soluzione di continuità, stabilire la fiducia e mantenere operazioni senza interruzioni in un mondo interconnesso.
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