È naturale chiedersi se si è felici in qualsiasi relazione, anche con il proprio fornitore KYC. Valutare se si riceve il supporto e la funzionalità necessari per sostenere la piena conformità e operazioni senza interruzioni è necessario per ogni attività, in particolare nell'ambito dei servizi finanziari. In questa guida, ti aiuteremo a individuare i segnali d'allarme, a navigare nel complicato processo di rottura con la piattaforma KYC sbagliata e a trovare quella giusta per te.
Individuare i segnali d'allarme nel tuo servizio KYC
I segnali d'allarme nei servizi KYC non sono sempre facili da identificare. Sapere di cosa essere consapevoli, sia quando si cerca un nuovo fornitore sia quando si rivaluta la piattaforma attuale, è fondamentale sia per rimanere conformi sia per garantire di massimizzare il valore.
Mancanza di trasparenza
Alcuni provider KYC non rivelano completamente le loro tariffe e i prezzi alle aziende, quindi spesso le aziende pagano per pacchetti che non includono le funzionalità necessarie. Possono sorgere tariffe impreviste per supporto, conservazione dei dati o generazione di report. Ciò potrebbe indicare una mancanza di trasparenza o un'attenzione alla massimizzazione dei ricavi a tue spese. La tariffa di installazione è un costo nascosto comune quando si collabora con una piattaforma di conformità AML e KYC. I provider spesso addebitano costi per l'integrazione dei loro strumenti AML nei tuoi sistemi esistenti, con costi che possono raggiungere fino a £ 20.000, una spesa significativa per molte aziende. Un'altra spesa spesso trascurata è la conservazione dei dati e la possibilità di scaricare report. Queste funzionalità potrebbero non essere incluse nel pacchetto standard e potrebbero essere offerte solo come componenti aggiuntivi a pagamento, con conseguenti costi imprevisti per il cliente. Per maggiori informazioni sui prezzi KYC e AML e sulle tariffe nascoste comuni, leggi “Costo del controllo AML: commissioni nascoste nella conformità.”
Esperienza utente scadente
Una scarsa esperienza utente può ostacolare l'efficienza di un team, spesso quando una piattaforma KYC sembra goffa o eccessivamente complicata da usare. Assicurarti di poter utilizzare una tecnologia intuitiva che il tuo team si senta a suo agio nell'usare è necessario per operazioni senza interruzioni. Quando l'interfaccia non è intuitiva, i dipendenti potrebbero avere difficoltà ad accedere o immettere i dati necessari, aumentando la probabilità di errori. Ciò fa perdere tempo e può comportare rischi di conformità se le informazioni vengono elaborate in modo errato o trascurate. Una piattaforma KYC efficace dovrebbe fornire una dashboard intuitiva e di facile navigazione, istruzioni chiare e un design reattivo su tutti i dispositivi. Anche le funzionalità personalizzabili che consentono di adattare l'interfaccia alle proprie esigenze sono un vantaggio.
Mancanza di personalizzazione
Molti provider KYC offrono un approccio one-size-fits-all, che spesso risulta non avere la flessibilità necessaria per requisiti specifici. Se il tuo provider offre soluzioni rigide che non possono essere modificate e perfezionate per i tuoi casi d'uso specifici e requisiti di conformità, questo potrebbe essere un segnale di pericolo che la tua azienda non dovrebbe ignorare. Inoltre, se la piattaforma non ti consente di modificare elementi come soglie di screening, formati di reporting o controlli di accesso utente, potrebbe portare a inefficienze o rischi persi. Le tue esigenze di conformità cambieranno con l'evoluzione della tua attività e una soluzione rigida e standardizzata potrebbe avere difficoltà a tenere il passo. Senza opzioni di personalizzazione, le tue operazioni potrebbero diventare più macchinose e potresti ritrovarti a utilizzare un sistema che non è allineato con i tuoi processi, causando potenzialmente colli di bottiglia e aumentando la probabilità di errori.
Contatti egoistici
I provider che ti ignorano nei momenti di bisogno o evitano di contattarti in modo proattivo per verificare se potresti aver bisogno di supporto possono esporre le aziende a sanzioni per non conformità dovute alla mancanza di operazioni fluide. Spesso, i provider ti contatteranno solo quando è utile per loro, chiedendoti se desideri rinnovare il tuo pacchetto o anche con un tentativo di upsell. Valutare se il tuo provider sta gestendo in modo proattivo il tuo account e persino monitorando lo stato di salute del tuo processo di conformità è assolutamente fondamentale.
Rompere con un cattivo fornitore
Potrebbe essere dispendioso in termini di tempo separarsi dal tuo attuale fornitore e cercarne uno nuovo che possa offrirti un valore maggiore. Rivedere il tuo contratto con il tuo fornitore KYC sarà un primo passo necessario, poiché dovrai cercare i termini relativi alla risoluzione, ai periodi di preavviso e alle eventuali penali per un'uscita anticipata per assicurarti che la tua attività non debba affrontare costi imprevisti.
Protezione dei dati di conformità
Una volta lette le clausole in piccolo e comprese queste condizioni, è fondamentale assicurarsi che tutti i dati di conformità siano aggiornati e archiviati in modo sicuro. Ciò include i record dei clienti, le valutazioni dei rischi, i report e qualsiasi altra documentazione necessaria relativa alla conformità. Controlla che i record dei clienti siano completi e accurati e verifica se il tuo fornitore ha aggiornato e mantenuto i tuoi dati in linea con i requisiti normativi e le leggi nazionali.
Dopo aver convalidato questi punti, è necessario confermare come esportare questi dati. Salvare copie di tutti i documenti e i record di conformità importanti in un formato sicuro e accessibile è essenziale. Ciò garantisce che avrai pieno accesso ai dati necessari per rimanere conforme, anche se si verifica un ritardo o un problema durante il periodo di transizione.
Alla ricerca di un nuovo fornitore
Successivamente, è il momento di scegliere un nuovo provider. Dopo aver deciso di abbandonare il tuo piano attuale, inizia a fare delle ricerche su quali piattaforme potrebbero essere in grado di soddisfare le tue esigenze e offrire più valore. Concentrati sulla ricerca di una piattaforma che offra flessibilità e assistenza clienti continua. È importante valutare le tue esigenze essenziali a questo punto, come valutazioni del rischio, integrazione del sistema o scalabilità, e comunicarle a possibili nuovi provider. Leggi le recensioni e chiedi consigli per avere una buona idea dell'affidabilità del provider, se possibile. Inoltre, richiedere demo per testare la piattaforma in prima persona e confermare che soddisfi i tuoi requisiti tecnici e di usabilità può essere molto utile.
Trovare “quello giusto”
Quando scegli un nuovo fornitore KYC, dai priorità a fattori come funzionalità di conformità aggiornate, integrazione fluida con i tuoi sistemi esistenti, scalabilità per la crescita futura e un'interfaccia intuitiva. Garantisci una solida sicurezza dei dati, trasparenza nei prezzi (senza costi nascosti) e un'assistenza clienti reattiva. Controlla la reputazione del fornitore tramite recensioni e feedback del settore e cerca flessibilità nei termini contrattuali per evitare impegni a lungo termine. Considerando questi elementi, puoi collaborare con un fornitore KYC che si allinea alle tue esigenze aziendali, supporta la conformità e si adatta alle tue operazioni.
La scalabilità dovrebbe essere al primo posto: la tua soluzione KYC dovrebbe crescere con la tua attività, offrendo flessibilità per espansioni future, sia che tu stia entrando in nuovi mercati o aggiungendo requisiti di conformità più complessi. Un'interfaccia intuitiva è essenziale; una piattaforma intuitiva e facile da usare per il tuo team aiuterà a ridurre gli errori e i tempi di formazione.
Una solida sicurezza dei dati non è negoziabile. Cerca provider con protocolli di crittografia forti e archiviazione sicura per le informazioni sensibili dei clienti, assicurandoti di essere protetto dalle violazioni dei dati. Anche la trasparenza nei prezzi, senza costi nascosti, è fondamentale; assicurati che il provider sia chiaro su eventuali costi aggiuntivi per funzionalità come l'archiviazione dei dati, la generazione di report o l'assistenza clienti.
Un altro fattore da considerare è un supporto clienti reattivo e competente. Il tuo provider dovrebbe essere prontamente disponibile per risolvere i problemi o fornire indicazioni quando necessario. Per valutare l'affidabilità di un provider, esamina le testimonianze dei clienti, il feedback del settore e chiedi case study che dimostrino la loro capacità di gestire sfide simili alle tue.
Se stai cercando un nuovo fornitore KYC, contatta il nostro team di esperti in conformità per scoprire se la nostra piattaforma può soddisfare le tue esigenze.
